Betalingsregeling via school #
Beheerders met SuperBeheer-rechten kunnen een student machtigen om te bestellen op rekening van de school. Deze mogelijkheid wordt bijvoorbeeld gebruikt wanneer:
- de school zelf een betalingsregeling aanbiedt (zoals betalen in termijnen);
- de school optreedt als tussenpersoon of budgethouder voor een minimafonds of andere tegemoetkoming in leermiddelen.
De toepassing van een betalingsregeling wordt vastgelegd in Rapportages → Audit log en is daarmee beschikbaar voor verantwoording.
Belangrijk om te weten
- Een betalingsregeling moet per bestelling worden geactiveerd.
- Na het plaatsen van een bestelling vervalt de betalingsregeling automatisch.
- Voor een volgende bestelling kan de school de regeling opnieuw activeren.
- Zodra een bestelling met betalingsregeling is geplaatst, ontvangt de student een bevestiging dat de bestelling GOEDGEKEURD is.
Betalingsregeling activeren voor een student #
- Ga naar het tabblad Studenten.
- Voer de naam of het studentnummer in en klik op Zoek.
- Wordt de student niet gevonden?
- Voor scholen zonder actieve synchronisatie met het deelnemersinformatiesysteem is het mogelijk om handmatig een studentaccount aan te maken. Zie hiervoor Student handmatig opvoeren.
- Bij instituutsinstellingen kunnen betalingsregelingcategorieën worden ingericht, zodat deze later geselecteerd kunnen worden in het betalingsregelingsscherm.
- Klik in de kolom Betalingsregeling op het betalingsregeling-icoon (zie afbeelding).
- Er verschijnt een dialoogvenster. Vul de benodigde gegevens in en klik op Betalingsregeling activeren.
De student kan nu één bestelling plaatsen op rekening van de school.
Afbeelding: Betalingsregeling activeren.
- Voordat je uitsluitingen kunt aanvinken, moet de pagina eerst worden ververst en de student opnieuw worden opgezocht.
- Categorieën en factuurstromen
- Betalingsregelingen kunnen worden ingedeeld in categorieën, zodat verschillende factuurstromen binnen de school van elkaar te onderscheiden zijn.
- Deze categorieën beheer je via Instellingen → Instituut instellingen.
- Factuurinformatie
- Op de factuur die door MBOwebshop.nl aan de school wordt verstuurd, kunnen de volgende gegevens worden opgenomen:
- een referentienummer (bijvoorbeeld een inkoopnummer voor efficiënte verwerking);
- de gekozen categorie;
- de naam van de medewerker die de betalingsregeling heeft aangemaakt.
- Notificatie aan de student
- De student kan automatisch een e-mail ontvangen met de melding dat er besteld kan worden op rekening van de school.
- Hiervoor kun je:
- E-mailadres school aanvinken, of
- het vakje E-mailadres laatste bestelling selecteren,
- en eventueel een alternatief e-mailadres invoeren.
- De e-mail wordt 30 minuten na het instellen van de betalingsregeling verstuurd. In deze periode kunnen eventueel nog artikelen worden uitgesloten van de betalingsregeling (zie Artikelen uitsluiten voor de betalingsregeling).
- Rapportage en bevestiging
- Voor interne controle en audit is een aanvullende rapportage beschikbaar via Rapportages → Betalingsregelingen overzicht, die kan worden geëxporteerd naar Excel.
- Na het plaatsen van de bestelling ontvangt de student automatisch een orderbevestiging.