Tijdelijke regeling gratis leermiddelen via kortingsvouchers #
Een van de uitvoeringsopties voor de tijdelijke regeling gratis leermiddelen is het gebruik van een kortingsvoucher via MBOwebshop.nl. Mbo-instellingen zijn hierover benaderd door hun relatiemanager. Deze aanpak is positief ontvangen; veel scholen zetten deze efficiënte route inmiddels in of stemmen dit intern nog af.
In november 2022 heeft de Tweede Kamer een motie aangenomen waarin is vastgelegd dat vanaf 2024 jaarlijks € 10 miljoen structureel beschikbaar wordt gesteld voor het kosteloos aanbieden van boeken en licenties aan mbo-studenten jonger dan 18 jaar. Dit betreft de vakgebieden taal, rekenen/basisvaardigheden en burgerschap.
Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) verstrekt deze middelen als lumpsum aan onderwijsinstellingen, die zelf verantwoordelijk zijn voor de uitvoering.
Voor instellingen die zijn aangesloten bij MBOwebshop.nl wordt dit proces vereenvoudigd. MBOwebshop verzorgt de technische en administratieve afhandeling achter de schermen en sluit naadloos aan op bestaande processen binnen de instelling.
Voucher aanmaken #
1a. Selecteren doelgroep #
De school selecteert vanuit de studentenadministratie de doelgroep studenten jonger dan 18 jaar. Dit resulteert in een digitale lijst (Excel/CSV) met geanonimiseerde studentnummers (AVG-proof).
Dit proces kan worden geautomatiseerd via Entree Federatie (Kennisnet) en/of een SIS-schoolkoppeling.
1b. Aanmaken kortingsvoucher #
In de beheeromgeving van MBOwebshop.nl wordt op de centrale afdeling een speciaal artikel aangemaakt:
een kortingsvoucher die recht geeft op een eenmalige korting van bijvoorbeeld € 60,00 (bedrag is instelbaar) bij het bestellen van leermiddelen.
1c. Koppelen voucher #
De kortingsvoucher wordt gekoppeld aan de lijst met studentnummers. Deze lijst kan tussentijds worden aangepast.
Door deze koppeling is de voucher alleen zichtbaar voor de geselecteerde studenten op hun persoonlijke leermiddelenlijst.
Het bestelproces #
2a. Bestellen door student #
De student logt in met het schoolaccount op MBOwebshop.nl en ziet een persoonlijke leermiddelenlijst voor het schooljaar 2024/2025, inclusief de kortingsvoucher (indien gekoppeld).
2b. Selecteren leermiddelen #
De student selecteert de gewenste leermiddelen en voegt ook de kortingsvoucher toe.
Bij de voucher staat een toelichting met uitleg over de werking (eenmalig, geldig voor alle leermiddelen en verwerking in het betaalscherm).
2c. Betalen leermiddelen #
In het betaalscherm ziet de student het totaalbedrag, waarbij de € 60,00 korting automatisch wordt verrekend.
Het resterende bedrag betaalt de student zelf. De student gaat akkoord met de voorwaarden van de eenmalige korting, zoals:
- éénmalig gebruik;
- van toepassing op alle leermiddelen in één bestelling;
- restitutie alleen bij annulering of retourneren van de volledige order.
Verrekening en verantwoording #
3a. Verrekening met school #
De verzilverde kortingsvouchers en de daadwerkelijk toegepaste kortingen worden bij de school in rekening gebracht via het bestaande school eigen middelen-proces.
De verstrekking van een kortingsvoucher geldt als een transactie waarvoor de school conform de geldende SEM-tarieven een bijdrage betaalt.
Met de school worden afspraken gemaakt over de (voor)financiering en betaling, zodat MBOwebshop tijdig aan haar verplichtingen richting leveranciers kan voldoen.
De financiële afdeling van de school ontvangt maandelijks een rapportage met de verrekende bedragen. Deze informatie is ook inzichtelijk via de rapportages in MBOwebshop.nl.
3b. Verantwoording regeling #
MBOwebshop.nl stelt een specifieke rapportage beschikbaar die scholen kunnen gebruiken voor interne verantwoording en voor rapportage aan het Ministerie van OCW.