Voor beheerders met de rechten SuperBeheer is het mogelijk een student te machtigen om te mogen bestellen op rekening van school. Deze regeling wordt bijvoorbeeld toegepast als school zelf een betalingsregeling aan de student aanbiedt (bijvoorbeeld betalen in 6 termijnen) of als tussenpersoon/budgethouder fungeert voor een minimafonds of andere tegemoetkoming aan studenten inzake hun leermiddelen.
- De toepassing van een betalingsregeling wordt opgeslagen in de Rapportage -> Audit log (verantwoording).
- Een betalingsregeling dient per keer aangezet te worden. Dit houdt in dat wanneer een student een bestelling geplaatst heeft met de status betalingsregeling, deze vervalt voor een volgende bestelling. Wel kan deze status weer door school aangezet worden voor een volgende afname.
- Wanneer de student zijn bestelling met een betalingsregeling geplaatst heeft, ontvangt hij/zij een bevestiging dat de bestelling GOEDGEKEURD is.
Om een betalingsregeling voor een student aan te zetten:
- Tabblad [Studenten]
- Geef in het invulveld de naam/studentnummer in van de student -> [Zoek]
- Mocht de student niet naar voren komen, is het voor scholen van MBOwebshop.nl die geen gebruik maken van een actieve synchronisatie met het deelnemers informatie systeem mogelijk om zelf een studentaccount aan te maken. Zie hiervoor “Student handmatig opvoeren”. (Bij instituut instellingen kunnen betalingregeling categorieën opgenomen worden, hierdoor kunnen deze gekozen worden in het betalingsregelingscherm.)
- Klik onder de kolom ”Betalingsregeling” het “betalingsregeling-icoontje” aan. Zie onderstaande afbeelding.
- Hierna verschijnt een dialoogscherm. Nadat alle informatie ingevoerd is, klik op [Betalingsregeling activeren].
Afbeelding: Betalingsregeling activeren.
- Voor dat je de uitsluitingen kunt aanvinken moet de pagina worden ververst en de student opnieuw worden opgezocht.
- De regelingen zijn in te delen in “Categorieën” om onderscheid te maken tussen de verschillende factuurstromen op school. Deze categorieën zijn te beheren in de module [Instellingen] en vervolgens [Instituut instellingen].
- Op de factuur kan een referentienummer opgenomen worden, bijvoorbeeld een inkoopnummer voor efficiënte verwerking van de factuur die MBOwebshop.nl hiervoor verstuurd.
- Daarnaast kan de student via de MBOwebshop.nl automatisch een e-mail ontvangen met de melding dat er besteld kan worden op rekening van school. Hierbij dient “E-mailadres school” aangevinkt te worden of vink het vakje “E-mailadres laatste bestelling aan”, ook kan hier optioneel een alternatief e-mailadres ingevoerd worden. De e-mail wordt na 30 minuten verstuurd, zodoende kunnen er nog artikelen uitgesloten worden voor de betalingsregeling (zie “Artikelen uitsluiten voor de betalingsregeling”).
- Op de factuur welke door MBOwebshop.nl verstuurd wordt aan school, worden de categorie, referentie en naam van de medewerker opgenomen welke de betalingsregeling heeft aangemaakt.
- Daarnaast is er een aanvullende rapportage beschikbaar gesteld, welke ter naslag gebruikt kan worden voor interne controle / audit over de verstrekte regelingen (module [Rapportage] – Type rapportage: “Betalingsregelingen overzicht” -> [Exporteer naar Excel]).
- Studenten ontvangen na het plaatsen van hun bestelling automatisch een orderbevestiging.