Tijdelijke regeling gratis leermiddelen via MBOwebshop kortingsvoucher

Een van de uitvoeringsopties voor de tijdelijke regeling gratis leermiddelen, is via de MBOwebshop kortingsvoucher. Hierover zijn de mbo-instellingen bericht vanuit hun relatiemanager om hun interesse te polsen. De aanpak is positief ontvangen en de meeste scholen zijn voornemens deze efficiënte route in te zetten of zijn intern nog afstemming aan het zoeken.

In november 2022 heeft de Tweede Kamer een motie aangenomen waarin wordt bepaald dat vanaf 2024 jaarlijks 10 miljoen euro structureel gereserveerd dient te worden voor de kosteloze beschikbaarstelling van boeken en licenties voor mbo-studenten jonger dan 18 jaar, met betrekking tot de vakgebieden taal, rekenen basisvaardigheden en burgerschap. Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) verstrekt deze subsidie aan de onderwijsinstellingen in de vorm van een lumpsum, zodat zij zelf verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van deze regeling. Voor onderwijsinstellingen die verbonden zijn aan MBOwebshop.nl wordt het proces van het benutten van subsidies vereenvoudigd volgens het proces op het voorblad. MBOwebshop handelt de complexiteit achter de schermen af via haar platform en integreert naadloos met de bestaande processen binnen de onderwijsinstelling.

1. Voucher aanmaken
   • 1a Selecteren doelgroep
     • School selecteert de doelgroep: jonger dan 18 jaar, vanuit haar studentenadministratie. Resultaat is een digitale lijst in Excel/CSV met de anonieme studentnummers (AVGproof)*
     • * Via Entree Federatie (Kennisnet) en/of SIS-schoolkoppeling kan dit proces geautomatiseerd worden.
   • 1b Aanmaken kortingsvoucher
     • In de MBOwebshop beheeromgeving wordt op de ‘centrale afdeling’ een speciaal artikel klaargezet: een voucher welke recht geeft op eenmalige korting van € 60,00 (zelf in te stellen bedrag) bij het bestellen van leermiddelen.
   • 1c Koppelen voucher
     • De voucher wordt bij de artikeleigenschappen gekoppeld aan de lijst met studentnummers. Deze kan tussentijds aangevuld en/of gemuteerd worden. De koppeling tussen de kortingsvoucher en de doelgroep zorgt ervoor dat de voucher alleen zichtbaar wordt bij de betreffende studenten op de leermiddelenlijst
2. Het bestelproces
   • 2a Bestellen door student
     • Student logt met zijn of haar schoolaccount in MBOwebshop en ziet een persoonlijke leermiddelenlijst voor het nieuwe schooljaar 2024/2025, inclusief de kortingsvoucher als deze in stap 1c. is gekoppeld.
   • 2b Selecteren leermiddelen
     • Student selecteert af te nemen artikelen, inclusief de
       kortingsvoucher. Onder de kortingsvoucher staat een toelichting en de werking (eenmalig, voor alle leermiddelen en verrekening in het betaalscherm).
   • 2c Betalen leermiddelen
     • Student ziet de samenvatting van de bestelling, van het totaalbedrag wordt de € 60,00 in mindering gebracht. Het restantbedrag dient de student zelf af te rekenen. Student dient akkoord te gaan met de voorwaarden voor de eenmalige korting. (eenmalige order, voor alle leermiddelen, restitutie alleen bij retourneren/annuleren gehele order etc.).
3. Verrekenen
   • 3a Verrekenen met school
     • Verzilverde kortingsvouchers en de daadwerkelijke toegepaste korting worden bij school in rekening gebracht. Dit verloopt via het bestaande school eigen middelen proces. De kortingsvoucher verstrekking telt als een transactie waarvoor school conform huidige SEM-tarieven een bijdrage betaalt. Met school worden afspraken gemaakt over de (voor)financiering van deze regeling en betaling daarvan, zodat MBOwebshop ook tijdig kan voldoen aan haar verplichtingen naar leveranciers. Maandelijks ontvangt de financiële afdeling van school een rapportage met de verrekenen gelden. Deze is ook transparant te volgen in de MBOwebshop rapportages.
   • 3b Verantwoording regeling
     • MBOwebshop.nl stelt een specifieke rapportage beschikbaar voor de verantwoording intern en/of Ministerie van OCW opgenomen.